Todo lo que hace Abakkus

01Entrada de facturas

Nueve puertas distintas, para que el cliente use la que ya usa y el despacho no persiga documentos.

Subida desde el panel del asesorUna o varias facturas arrastrando o eligiendo archivo, indicando si son recibidas o emitidas. Sin límite de tamaño: un escaneo de cientos de páginas se envía por trozos desde el navegador y el asesor no tiene que partirlo.
Fotos de móvil en cualquier formatoLos HEIC de iPhone, WEBP, TIFF y BMP se convierten solos a JPEG respetando el giro de la foto, también cuando llegan por correo o por Telegram.
PDF con muchas facturas dentroSe sube un único PDF con facturas seguidas, arrastrándolo o eligiéndolo desde el equipo: se localiza dónde empieza y acaba cada una y se separan en facturas independientes. El PDF completo se guarda en Documentos (Escaneos multifactura). Si la lectura se interrumpe, se reintenta; si sigue fallando, se avisa de las páginas pendientes y se conservan las facturas ya guardadas.
El cliente sube desde su portalDesde el ordenador o el móvil, con la opción PDF multifactura en la misma pantalla. Llegan al panel del asesor marcadas como subidas por el portal.
Facturas por TelegramLas instrucciones de vinculación indican cómo abrir Telegram y pulsar INICIAR (Start). El cliente vincula su cuenta y manda la foto o el PDF por chat; el bot le pregunta si es gasto o ingreso. Si otra subida coincide en empresa, tipo, NIF, número y año, la nueva espera sin contabilizarse: permite sustituir la anterior cuando aún no esté gestionada o cancelar la subida. El asesor también puede abrir la subida pendiente, comparar ambos documentos y tomar esa decisión desde su pantalla; funciona igualmente con las subidas de WhatsApp. Se conserva la lectura, y una anterior revisada, exportada, cobrada o protegida no se sustituye por esta vía.
Facturas por correo electrónicoDirección propia y secreta por empresa a la que se reenvían facturas: los adjuntos entran solos y se contesta con acuse.
Carpeta vigilada en Google DrivePara quien trabaje con Drive: las carpetas de recibidas y emitidas se revisan cada cinco minutos y lo nuevo entra solo.
Alta manualSin documento, escribiendo los datos, con las cuentas ya propuestas desde el plan contable.
Descripción contable de la facturaEn el bloque Asiento se puede escribir la descripción del gasto o ingreso para esa factura, sin cambiar el nombre de la cuenta en el plan contable. Si el gasto o ingreso ya está personalizado por línea, se conserva esa descripción y el campo común queda de consulta.
Importación desde Excel o TSVFacturas ya desglosadas, hasta 10.000 filas, con plantillas descargables y reconocimiento flexible de las columnas de A3, Holded o Contasol. El código de impreso distingue el 347 de los alquileres con retención, también en las descargas del listado. Las ventas no sujetas por localización se incluyen en la información adicional del 303, respetando los modelos elegidos en el archivo.
Rechazo del archivo repetidoEl mismo documento no entra dos veces en la misma empresa: se avisa de con qué número quedó registrado.
Cotejo de subidas e informe en ExcelEn la asesoría y en el portal: todos los archivos, duplicados con acceso al original, rechazos y estado de lectura. El resumen y Últimas subidas permanecen abiertos hasta que los cierres, aunque termine el procesamiento. El informe se puede recuperar en Últimas subidas. Si falla la lectura, el archivo sigue visible para corregirlo desde su ficha por la asesoría.
Cola de proceso en paraleloHasta ocho facturas a la vez en segundo plano, con progreso y actualización del listado sin recargar.
Nada se pierde por saldoSin créditos, las facturas esperan en cola en vez de dar error, y se procesan solas al recargar. Si un proceso se corta a media lectura, la factura vuelve sola a la cola.

02Lectura y clasificación automática

Lo que distingue a Abakkus no es leer el papel: es dejar la factura contabilizada y con sus modelos marcados.

Extracción completaFecha, número, tercero y NIF, dirección, país, hasta cinco desgloses de base, IVA y cuota, recargo, retención, suplidos, total, moneda, naturaleza del gasto y las marcas de DUA, inversión del sujeto pasivo y rectificativa.
Regla de oro: no inventarLo que no se lee con seguridad se deja en blanco para que lo complete el asesor, en lugar de deducir un dato falso.
Facturas escritas a manoAl leer un escaneo o una foto se comprueba si el importe, la fecha o el número están escritos a mano. Esas facturas quedan en «Revisar» y no salen por ningún traspaso contable —A3, Cegid, los demás programas, el Excel personalizado ni las exportaciones del diario— hasta que el asesor las compara con el papel y las marca como revisadas. Lo que no se lee con seguridad se deja en blanco, con un aviso de lo que se ha visto para rellenarlo mirando el papel. No cambia los modelos ni el diario en pantalla.
Secuencia del talonarioEn los talonarios escaneados se comprueba que los números sigan su orden, también cuando unos documentos tienen más páginas que otros. El número leído que no cuadra con su posición se deja en blanco, con el leído y el que le tocaría, y la factura no se traspasa hasta que el asesor lo rellena o lo confirma; lo que escribe el asesor no se toca. Un número de cuatro cifras, por sí solo, no se interpreta como un año.
Segunda pasadaCuando la primera lectura da señales sospechosas, la factura se relee con un motor más preciso, sin coste adicional.
Comprobación con el QR tributarioSi la factura trae el QR de VeriFactu o de TicketBAI, se lee (sin IA) y sus datos mandan: el NIF del emisor, el número y la fecha se corrigen si la lectura no coincide, y si el total no cuadra la factura queda para revisar. La ficha dice qué se comprobó y qué se corrigió. Los QR de los entornos de pruebas de Hacienda se descartan.
Distinción de documentosFactura, ticket, DUA, recibo de la Seguridad Social, recibo bancario domiciliado y documento no contabilizable.
Identificación del terceroSabe cuál es la empresa y busca siempre a la otra parte; si se confunde, varias redes lo corrigen o lo dejan marcado para revisar.
Rescate y validación del NIFSi no sale, se vuelve a preguntar, se busca en el texto del PDF y se valida contra el censo europeo VIES, de donde también se completa el nombre del proveedor. En el alta y la edición de facturas se limpian los separadores de los NIF españoles también para exportar, sin reescribir el histórico ni los identificadores extranjeros.
Cuenta del tercero: buscar o crearLocaliza la cuenta por NIF o nombre, resuelve homónimos y, si no existe, abre subcuenta numerándola en el hueco libre del subgrupo correcto: las compras de existencias en el 400 y los servicios en el 410, acreedores por prestación de servicios, salvo que el plan del despacho lleve todos sus proveedores en el 400, que se respeta.
La ficha del plan mandaSi la cuenta ya tiene nombre y NIF, prevalecen sobre una lectura dudosa: el mismo proveedor queda siempre igual. Y si el asesor fija en la ficha la operación o los tipos de IVA, mandan sobre lo que el programa aprende de cada factura.
Cuenta de gasto por naturalezaSegún el tipo de gasto, con la lista de naturalezas que defina cada despacho. Una naturaleza de inmovilizado (un móvil, un ordenador, maquinaria, un vehículo) lleva la compra a su cuenta del grupo 2, y si el despacho etiqueta una subcuenta con la naturaleza, va a esa. El despacho puede fijar un importe mínimo para el inmovilizado: por debajo de esa base, la compra se contabiliza como gasto en la cuenta que indique y no aparece en Inmovilizado.
Matrícula en los gastos de vehículoEl despacho marca qué naturalezas la piden (combustible, reparaciones de vehículos): en sus facturas se lee la matrícula y, si no aparece, la factura sale con «Sin matrícula» en la lista y en su filtro, para pedírsela al cliente. Se puede escribir a mano en la factura cuando llegue.
Cuenta aprendida por proveedorLo que el asesor corrigió una vez y marcó «Recordar» se aplica solo en las siguientes facturas de ese proveedor.
Tipo de operación fiscalInterior, intracomunitaria de bienes o servicios, importación, exportación, exenta, no sujeta, inversión del sujeto pasivo, IVA no deducible o compensación agraria. Las facturas emitidas que se suben distinguen bienes y servicios por documento: una prestación profesional se reconoce como servicio cuando ésa es la categoría del despacho.
Modelos que alcanza cada factura303, 347, 349 de bienes o servicios, 115, 111 general o reducido, marcados solos y editables. Una venta con IVA a un cliente con NIF europeo va al 303 y al 347, no al 349. En IGIC, selector de 415, 347, ambos o ninguno; conserva la elección de cada factura y permite revisar expresamente las antiguas.
Inversión del sujeto pasivoDetecta cuándo hay que autorrepercutir —intracomunitarias sin IVA, servicios de fuera de la UE, Canarias, Ceuta y Melilla, menciones expresas— y aplica la autorrepercusión. Si el papel no trae el porcentaje, toma el tipo de la ficha del proveedor.
IVA no deducibleFacturas extranjeras que ya traen IVA, recibos de Seguridad Social, cuotas de asociaciones y compras de bienes de fuera de la UE van como mayor gasto.
DUA e importacionesReconoce el documento de aduanas por su número de registro, lee las casillas de valor en aduana y base, suma partidas y separa mercancía de aranceles.
Cuotas de importación con recargoContrasta derechos, IVA y recargo del certificado H1. El asesor puede llevar esa liquidación a coste desde la ficha del DUA, revisando el asiento antes de guardar y conservando el desglose del documento. La elección afecta sólo a ese DUA.
Impuesto de plataformas extranjerasUna venta con el impuesto que cobra Amazon u otra plataforma de fuera de la UE no se declara aquí: la base queda como venta al exterior, el impuesto va a su propia cuenta y la factura se marca en el listado. En el traspaso a A3 ese impuesto viaja como suplido.
Ventanilla única (OSS)Detecta las ventas a consumidores de otros países de la UE, las saca del 303, el 347 y el 349 y las lleva al 369. Las ventas importadas por Excel con el IVA del país del comprador van a la Ventanilla Única aunque traigan su identificación, como las de Amazon.
Recargo de equivalenciaComprueba el recargo contra los tipos legales, corrige el porcentaje o elimina el descuento mal leído, y autoliquida en compras intracomunitarias de mercaderías.
Compensación agrariaReconoce los recibos del régimen especial agrario y aplica compensación, retención del 2 % y subclave de actividad para el 190.
Retenciones de IRPFPorcentaje, cuota, cuenta y reparto entre 111 general, 111 reducido y 115, con aviso cuando la retención de profesional recae sobre una sociedad. Cuando una factura lleva distintas retenciones por línea, el editor, el asiento y el libro registro conservan cada tipo con su cuota; corregir una línea mantiene las demás.
Suplidos y terminales a plazosTasas, aranceles y gastos pagados por cuenta del cliente —incluidos los de las agencias de aduanas— y la cuota del móvil financiado en facturas de operadoras.
Recibos de Seguridad Social, colegios y mutualidadesSe reconocen, se les fija el NIF y la fecha del periodo de liquidación y se contabilizan como gasto directo contra banco.
Prorrata y actividades exentasPorcentaje de IVA deducible por factura y traslado de la cuota a mayor gasto en empresas con actividad exenta.
Elección de IVA por factura o selecciónDeducible, no deducible, prorrata provisional o venta de la actividad propia en recargo, con vista previa del asiento antes de confirmar. Puedes filtrar por actividad y elegir el tratamiento de las seleccionadas; la actividad no lo cambia automáticamente.
Regularización anual de prorrataDesde el 303 y el 390, indica la definitiva, revisa el ajuste y confirma su asiento. Incluye las compras marcadas durante el ejercicio y permite retirar el ajuste antes de corregirlas.
Traslado de la elección de IVAA3 recibe las compras interiores compatibles y las ventas propias en recargo con un aviso para revisar su actividad. Si el formato de destino no representa la elección —como la inversión del sujeto pasivo con deducción parcial—, se explica el motivo y puedes trasladar su contabilidad desde el diario.
Facturas en otra monedaDetecta la divisa y convierte al cambio oficial del BCE de la fecha de la factura, guardando el importe original.
Rectificativas, sustitutivas y canjesDistingue el abono de la sustitutiva, enlaza con la original y evita que un canje ya declarado vuelva a contar en los modelos. Al leer una rectificativa se toma el número de la factura que corrige si el documento lo trae, y la que viene impresa en positivo se contabiliza como anulación salvo que el documento diga que es un canje o una sustitución. Si una sustitución cita varias facturas, las originales no se apartan solas: se avisa para revisarlas. Las emitidas por sustitución tienen en cuenta la original en el diario y los modelos, también al sustituir otra sustitutiva cuyo enlace está comprobado; si no se identifica una única original compatible, se avisa para revisarla. En Mis facturas se conservan los documentos y se explica cuál queda fuera del total para no sumar dos veces la misma operación. El enlace de facturas A3 bloquea el lote si contiene una sustitución positiva que no puede representar; Cegid también frena estas sustituciones. Se avisa para revisarlas en el programa de destino. El Excel conserva ambos documentos con sus importes. Una nueva sustitución necesita un total positivo; si se quiere abonar o dejar sin efecto la factura, se indica el ajuste por diferencias. El borrador se puede conservar sin emitir.
Batería de avisosFecha inventada, futura (más de una semana por delante) o muy antigua; tipo recibida o emitida sospechoso; factura que no es de esta empresa; posible duplicado; tercero sin identificar; importes en blanco; total descuadrado. El recibo del banco que coincide en proveedor e importe con una factura subida, con 15 días o menos entre las dos, sale como «¿Repetida?» para no contar el gasto dos veces; si son gastos distintos, «No es repetida» lo quita.
Reclasificar con el plan actualVuelve a aplicar la clasificación a facturas ya procesadas con el plan de cuentas de hoy, sin releer los documentos ni gastar créditos, respetando lo editado a mano.

03El trabajo diario con las facturas

La pantalla donde el despacho pasa las horas: revisar en cadena sin abrir y cerrar ventanas.

Listado de la empresaTodas las facturas con estado, tercero, NIF y desglose de base, IVA, recargo y retención, en vista de tabla o de fichas. El número, el tercero, el importe y el estado destacan sobre los datos secundarios. Imprimir, notas, cobros y contabilización se agrupan en un menú por factura, con indicador de notas pendientes. La tabla aprovecha todo el ancho. Puedes elegir vista previa del documento, del desglose o sin vista previa; se abre al lado o superpuesta según el espacio. Recuerda tu elección en este navegador y conserva la personalización de columnas y la selección al cambiar el tamaño de la ventana. El editor y los menús de importación y exportación también se adaptan a ventanas estrechas.
Filtros y totalesRecibidas y emitidas, con avisos, duplicadas, revisadas, exportadas, subidas por cliente; por fechas, trimestre, tipo de operación, naturaleza y actividad. La búsqueda y los filtros se aplican a todo el período antes de paginar; los totales indican las facturas de la página visible.
Coste antes de volver a leerReprocesar indica cuántas facturas consumirán créditos y pide confirmación expresa para repetir lecturas recientes. Reagrupar emitidas de Abakkus no consume créditos. La opción de cambiar de tipo con lectura ya incluye la relectura; no hace falta pedirla otra vez.
Corregir tipo manualmente sin créditosDesde la ficha, permite pasar una factura ordinaria nacional entre recibida y emitida revisando tercero, cuentas, naturaleza, fechas y modelos, con el documento y los importes conservados. Muestra el asiento antes de confirmar y permite dar de alta expresamente la cuenta del tercero. Disponible en euros e IVA, sin periodos cerrados, exportaciones, cobros, conciliaciones ni tratamientos especiales; indica el motivo si la factura requiere otra revisión.
Origen de cada facturaCorreo, Portal, Telegram y Asesor, visibles y filtrables desde Facturas en la asesoría y en el portal. El Excel del portal respeta los filtros de la lista; Excel, PDF y TSV de la asesoría conservan el origen elegido. Los archivos sin canal registrado aparecen como Sin identificar; las facturas generadas aquí se reconocen como Emitida en Abakkus, sin atribuirles un canal ni un almacenamiento desconocidos.
Semáforo, banderas y sellosEstado en color, bandera de país, sello de inversión del sujeto pasivo —con el país reconocido del documento en las compras internacionales—, icono de DUA y de recibo del banco, bandera del país de destino en ventas OSS y país del cliente extranjero cuando la venta se declara en España, en ámbar y con filtro propio si lleva IVA, con imágenes iguales en Tabla y Fichas independientemente del sistema operativo.
Volver al orden por fechaEl botón Orden por fecha ↑ ordena todas las facturas filtradas de la más antigua a la más reciente sin quitar los filtros ni la selección. Puedes seguir ordenando por importe u otras columnas.
Subcuentas desde la facturaAl escribir una cuenta que no está en el plan, puedes elegir Crear subcuenta, ponerle nombre y usarla sin salir del editor. La factura se guarda después con Guardar.
Vista rápida del documentoEl ojo abre el original en un panel lateral sin salir del listado. En el editor puedes ajustar la página completa o el ancho, ampliar y desplazarte por el documento. El ajuste se conserva al recorrer facturas en el mismo navegador; los PDF tienen controles para pasar de página.
Ordenar todo el periodoLas cabeceras ordenan todas las facturas filtradas antes de paginar. Se conservan el orden, los filtros y la selección al pasar de página; la fecha principal de la factura decide su posición.
Ficha de la facturaDocumento con zoom a la izquierda; a la derecha, tercero, clasificación fiscal, clasificación contable y el asiento resultante, recalculado al vuelo mientras se edita. Una factura mal tipada pasa de emitida a recibida (o al revés) desde la propia ficha y la revisión sigue con la siguiente.
Anterior y siguiente sin volver al listadoFlechas y teclas, contador de posición y botón «Guardar y siguiente», que la deja revisada; en la última de la lista, «Guardar y terminar» la deja revisada y vuelve al listado.
AutoajusteUna casilla gobierna todos los recálculos automáticos y se apaga para escribir libremente. En las compras, un identificador extranjero que se parece a un CIF español pero no tiene su control válido no convierte la operación en interior al editarlo. El aviso de una operación con no residente muestra los porcentajes de impuesto de la ficha para contrastarlos con el documento.
Impuestos de las ventas guardadasAl elegir la cuenta del cliente se conservan los importes de IVA, recargo y retención de la factura. El IVA del documento se mantiene aunque el cliente sea extranjero; si la operación de su ficha es incompatible, aparece un aviso para revisarla.
Importes con coma o punto decimalAl crear o editar facturas, los importes y porcentajes admiten ambos separadores. Los suplidos conservan sus decimales en la factura y en el asiento, separados de la base y del IVA.
Marcas de visto, revisada y sin revisar«Visto» se pone solo al abrir; «Revisada» confirma y retira los avisos.
Acciones en grupoCambiar tipo, marcar revisadas, asignar actividad, marcar OSS con su país, imprimir, exportar, reprocesar, duplicar —«Duplicar gasto» o «Duplicar venta» copia la factura entera con la fecha que se pida (y otro número si es otra factura); sin importes, la copia de molde pide fecha, número y total en una ventana, reparte el total con el tipo del molde —también como base íntegra en una venta no sujeta simple— y nace sin la fecha de hoy; al crear vuelve al listado si está completa y sólo abre el editor si necesita reparto o importe—, dar de alta como inmovilizado y eliminar. Al seleccionar todas para exportar se incluyen todas las páginas que coinciden con los filtros, con confirmación de cantidad y aviso de las excluidas; las demás acciones conservan su selección.
Cambio de cuenta en bloqueMarcar facturas, elegir una cuenta de gasto o de ingreso del plan, o la del proveedor o cliente, y cambiarlas todas de golpe, sin gastar créditos y respetando los trimestres cerrados. Las que traen un NIF distinto del de la cuenta elegida se quedan como están: son otro tercero. Y la naturaleza que se asigne a una cuenta en el plan manda al clasificar: «Compra bienes usados» va a su cuenta aunque el plan tenga la de oro delante.
Fusionar facturas troceadasAnverso, reverso y hojas sueltas se leen juntas como un solo documento y queda una única factura.
Sello «Contabilizada»Se pone y se quita con un clic en cada factura, o en varias a la vez, para saber cuáles ya están en el programa de contabilidad. Después de descargar el Excel o el fichero de Monitor, pregunta si se marcan las exportadas. Las marcadas no cuentan en «Sin exportar» ni en «Por atender».
Papelera de 30 díasLo borrado se restaura sin abrir incidencia.
Impresión en un solo PDFCombina los originales de las facturas seleccionadas; las que no tienen documento se imprimen en una hoja generada con todos sus datos.
Notas de colores por facturaCon contador en el listado y opción de nota privada que el cliente no ve.
Descontabilizar y recontabilizarSacar una factura del libro diario sin borrarla y devolverla cuando toque.
Traspaso entre cuentasMueve los apuntes de una cuenta, o de todo un grupo —por ejemplo, todos los clientes 430—, a otra cuenta, con rango de fechas opcional.

04Contabilidad

Doble partida completa: del plan de cuentas al cierre del ejercicio.

Plan contable por empresaAlta, edición y borrado de cuentas con buscador por número, descripción o NIF, en ventana sobre cualquier pantalla. Enseña el saldo de cada cuenta en el ejercicio elegido y cada cifra abre su mayor. Una cuenta con apuntes no se borra sin elegir antes a qué cuenta pasan, y el traspaso los mueve todos, también los asientos editados a mano. Si una empresa ya tiene facturas leídas y su plan no trae ninguna ficha de proveedor o cliente, el listado avisa de que las cuentas se están creando desde cero y lleva a importar el plan, que al terminar ofrece reclasificar lo leído sin gastar créditos.
Importación del plan desde Excel o TSVLas cuentas existentes se actualizan conservando su configuración.
Ficha de la cuentaContrapartida, tipos de operación admitidos, tipos de IVA, recargo e IRPF, actividad y si acumula al 347 y al 349. Aprende de lo que el asesor guarda en cada factura.
Dígitos de subcuentaDe 6 a 12 por empresa, o detección automática desde el propio plan.
Numeración automática de tercerosProveedores, acreedores y clientes numerados en su subgrupo, saltando lo ocupado.
Revisar el plan contableConsulta y descarga en Excel los avisos de NIF con varias cuentas candidatas y cuentas genéricas con NIF, aunque aún no haya facturas. No borra, fusiona ni cambia cuentas; permite localizarlas en el plan para revisarlas.
Siguiente cuenta libreAl escribir «400+», «430+» o «572+» en el editor de facturas, el plan contable o los asientos manuales, se propone la siguiente cuenta libre del grupo con los dígitos del plan de la empresa.
Cuenta genérica de clientesPara negocios con muchos particulares, todas las ventas a «Clientes varios».
Fusionar cuentasTodos los apuntes de una cuenta pasan a otra y la de origen desaparece.
Plantillas de plan y de parametrizaciónDel despacho, creadas desde Excel o desde una empresa ya montada, aplicables de golpe a varias empresas.
Parametrización contableCuentas de IVA soportado por tipo de operación, IVA repercutido, recargo y retenciones, y la cuenta de las ventas de servicios si la empresa no usa la 705 (por ejemplo, todo a la 700), sin cambiar su tratamiento de IVA.
Alias de cuentasAtajos del despacho —«caja», «banco»— en los buscadores, cargables desde Excel.
Asiento automático de cada facturaCon desglose por tipos, prorrata, IVA no deducible, inversión del sujeto pasivo, DUA, suplidos, abonos y rectificativas. El descuadre de céntimos se absorbe en la cuenta de la base.
Reparto de gasto, gasolina y rentingPorcentajes separados de base e IVA deducible, configurables por empresa para gasolina y renting de vehículos y ajustables por factura. El asesor elige si el resto de la base y el IVA no deducible van al titular o a una cuenta de gasto, con el mismo resultado en diario, libros y modelos. Botón «Vehículo» con coche y opciones automáticas separadas para gasolina y renting explícito de vehículos, apagadas por defecto. Para el renting automático, la asesoría debe incluir una naturaleza explícita, como «SERVICIO DE RENTING - COCHES», en Preferencias → Clasificación de facturas. Comparten los porcentajes y el destino elegidos, y el renting puede ir a su propia cuenta; no modifican facturas anteriores ni las reinterpretan al reprocesar, y el editor avisa cuando una factura de esa categoría no lleva el reparto. Su cobertura de exportación se detalla en «Con matices».
Editar a mano el asientoCon validación de cuadre y botón para volver al original.
Tratamiento fiscal y gastos de viviendaDesde una factura o una selección, el asesor elige por separado IVA (Sí, No o Compartido) y gasto (Sí o No), con previa de importes y asientos, también en las facturas del despacho ya incorporadas como recibidas. «No» en gasto lleva la parte privada a la cuenta del titular; también se puede aplicar solo un porcentaje. Las opciones de compras y ventas están separadas y las opciones de liquidación sólo aparecen para operaciones especiales o cuando hay una elección anterior que revisar. Para suministros de vivienda habitual de personas físicas en estimación directa, permite multiplicar la afectación por el 30 %. Si no hay una elección anterior, propone la única 550 del plan para personas físicas. Las elecciones anteriores se conservan hasta cambiarlas expresamente. En compras interiores permite elegir el IVA conservando los importes separados en cuentas del grupo 55; las tasas y el reparto de vivienda con esos importes requieren revisión individual. Una compra interior con líneas no deducibles permite elegir IVA No y decidir el gasto por separado, conservando esas líneas. El documento y el IVA elegido se mantienen; un descuadre sigue necesitando revisión. El reparto también se tiene en cuenta en la regularización anual de prorrata. Se puede retirar y no se aplica automáticamente a otras facturas.
Asientos manualesTantas líneas como haga falta, buscador de cuentas, aviso de descuadre en vivo, «guardar y nuevo» y atajos de teclado. Al cambiar de cuenta se actualiza su descripción; si se mantiene la cuenta, se conserva el texto personalizado.
Plantillas de asientosLos repetitivos, guardados y cargables desde el editor.
Convertir asientos importados en facturasLos asientos que en realidad son una factura pasan a serlo, para que cuenten en los modelos y en los libros. Cuentas de tercero adicionales configurables por empresa, para recibidas o emitidas, con comprobación de que se conservan todas las cuentas e importes. Los suplidos identificados conservan su cuenta e importe por separado de la base y el IVA. Las compensaciones especiales con la 552 y los casos que no se pueden reproducir se mantienen manuales, con el motivo visible. Si falla un asiento, no se aplica ningún cambio al lote.
Comprobado y punteoSello por asiento y punteo línea a línea, que caduca solo si el asiento se reedita.
Candado de trimestreCierra un periodo: nadie mete, edita ni borra de esas fechas. Una factura recibida que llega con fecha de un trimestre cerrado se contabiliza en el primer trimestre libre del mismo ejercicio, conservando la fecha del documento y con aviso; si no queda ninguno libre, se retiene con aviso en vez de rechazarse.
Libro diarioPor ejercicio o rango, plegable, con cuadre, buscador y filtros por automáticos, manuales, editados, de cierre, sin cuadrar, sin comprobar y facturas no trasladadas. Ayuda visible con las cuentas de tercero reconocidas y las condiciones del traslado a facturas, diferenciadas de las cuentas que aparecen en el diario. Los pagos con tarjeta y otros movimientos que no pueden trasladarse a una factura conservan su asiento manual.
Número de asiento a manoEl número se escribe en la propia columna del diario y mueve el asiento completo, sea de factura o manual. Si ese número ya está ocupado se dice quién lo tiene y no se guarda. Al usarlo, esa empresa pasa a numeración manual y el diario deja de reordenar; se vuelve a la numeración automática por fecha, o se renumera el ejercicio entero, cuando el asesor quiera. Respeta los trimestres cerrados y avisa si el asiento ya se traspasó a otro programa.
Libro mayorMovimientos por cuenta con saldo acumulado, marca de deudor o acreedor y salto desde el balance y la cuenta de resultados. Desde el detalle de un asiento manual se abre su editor y, al guardar o cancelar, se vuelve al mayor con las mismas fechas y cuenta; se respetan permisos y periodos cerrados.
Punteo de apuntesCheck verde por movimiento, compartido entre Diario y Mayor. Se puede marcar y quitar sin abrir el asiento ni modificar importes; las marcas se conservan al renumerar y dejan de aplicarse si cambia la cuenta, el importe o la posición de la línea.
Balance de sumas y saldosCon subtotales por grupo y vista a nivel de subcuenta o agregada.
Pérdidas y ganancias (Pymes)Las 17 partidas normalizadas y sus subtotales, desplegables hasta las cuentas que las componen. Desde cada cuenta se abre su Mayor conservando las fechas del informe.
Balance de situación (PGC Pymes)A dos columnas comparando con el ejercicio anterior, con fecha de corte y exclusión automática de los asientos de cierre.
Mapeo contable a medidaCambiar qué cuentas van a cada línea del balance y de la cuenta de resultados, renombrar y reordenar líneas, volver al estándar y copiar el mapeo a otras empresas.
Cierre de ejercicioPrimero el resultado, después regularización, cierre y apertura del año siguiente, con amortización y variación de existencias previas, opción de deshacerlo y acta en PDF.
InmovilizadoFichero de activos, tablas de IRPF y Sociedades, plan anual y asientos de dotación cada año, semestre, trimestre o mes, a elegir por empresa (el cierre del ejercicio pone solo lo que falte). Revisión de compras con alta prerrellenada y confirmación del plan, abonos separados y aviso de bienes parecidos. Límites de categoría separados del coeficiente elegido y vista previa con cuotas y año final. Si las fechas descartan amortización anterior, el alta propone cero; los históricos los indica el asesor, sin generar asientos anteriores. Se puede revisar una factura sin dar de alta y reabrirla; una factura con varios bienes requiere sus fichas individuales.
NóminasSube los PDF para extraer trabajador, periodo, bruto, Seguridad Social, IRPF y líquido y preparar el asiento de cada mes. Admite varios recibos de una persona en el mismo mes cuando indican días distintos, sin volver a sumar los repetidos, y pide revisión si los periodos son ambiguos o los importes no cuadran. Si un PDF trae recibos de quien ya tiene nómina ese mes, pregunta si es una paga extra y la guarda aparte, sumada al mes. Dos hojas: los meses, con el coste para la empresa, y los trabajadores, con sus salarios y cada recibo, con filtro por año, trimestre o mes. Si la lectura tarda o falla, dice qué archivos volver a subir sin perder lo ya guardado.
Nóminas a A3 y al 111Lo filtrado, o los recibos marcados, sale en un fichero para A3 con un asiento por trabajador y sus datos para el 111 y el 190. El 111 de Abakkus suma los rendimientos del trabajo de las nóminas del trimestre. Los PDF de Drive que necesitan revisión se guardan en Nóminas/Revisar.

05Impuestos y modelos de la AEAT

Los modelos parten de las facturas clasificadas y se completan con los datos que correspondan a cada declaración, con consulta en pantalla y fichero para la Sede.

Cálculo automático de 14 modelosTrimestrales 303, 111, 115, 130, 131, 202, 309, 349 y 369; anuales 180, 190, 200, 347 y 390. El 303 recoge solo lo que quedó a compensar en el trimestre anterior del mismo año.
Declaración anual del IVA, modelo 390Todos sus apartados: representantes, régimen simplificado, tributación por territorio, resultados declarados, operaciones específicas, prorratas con hojas adicionales y tres sectores diferenciados. Conserva el borrador y los datos manuales, contrasta los totales y descarga el fichero revisado. Diseños de 2024 y 2025; los ejercicios posteriores permiten preparar el borrador, pendiente de incorporar su diseño oficial.
Reducción por rendimientos bajos en el 130Con el rendimiento neto de actividades del año anterior que escribe el asesor, o si el autónomo empieza, la casilla 13 resta 100, 75, 50 o 25 € cada trimestre desde el que se elija. Si un trimestre no llega, lo que sobra se descuenta en los siguientes del mismo año y nunca sale nada a pagar en negativo. Se puede escribir a mano para repartirla con el 131.
Consulta mensual del 303Estimación por mes del IVA devengado, deducible y su diferencia, con vuelta al trimestre. Cada casilla del mes abre la lista de facturas que la componen, la misma ventana que en el trimestre. No incluye ajustes manuales trimestrales, compensaciones ni regularizaciones anuales; no es una declaración mensual presentable.
El impreso oficial en pantallaCasilla por casilla, con su numeración, sus secciones y el resultado destacado.
Ajuste manual y vuelta atrásCualquier casilla editable se escribe a mano y «Restablecer» devuelve el modelo al cálculo automático; las casillas que dependen de otras se rederivan solas, también en el fichero para la Sede.
Recálculo en vivoLos totales del impreso se rehacen mientras se teclea. En el 303, los ajustes y las compensaciones elegidas se conservan al guardar, reabrir y descargar.
Ver de qué facturas sale cada casillaEl listado de las que la alimentan, con totales, y desglose por cuenta contable en las que vienen del diario. En el IVA deducible del 303 y el 390, la base y la cuota muestran sólo lo que aporta cada factura a esa casilla; el total del documento se indica por separado.
Detalle de declaradosOperadores y rectificaciones de periodos anteriores del 349 con su clave y sus facturas, cada una con enlace a su ficha, y «Quitar del 349» para el que no tiene que estar (si se quita una factura que tiene una rectificación en otro trimestre, lo avisa y ofrece quitarla también); perceptores del 190 con clave y subclave, arrendadores del 180, terceros del 347 por trimestres y países del 369.
Fichero para la SedeLos catorce modelos en el formato y la codificación de importación de la Sede, con el nombre de fichero que espera Hacienda. El 303 incluye las rectificaciones de deducciones con su signo, igual que en pantalla.
XML de estados contables para Sociedades WebRellena las páginas de balance y cuenta de resultados del 200, validado contra el esquema oficial.
Botón «Presentar en AEAT»Guarda, descarga el fichero y abre en otra pestaña el trámite exacto de la Sede.
Registro del justificanteEl modelo queda marcado como presentado con su fecha y su código seguro de verificación.
Panel de obligaciones de la carteraRejilla de clientes por modelos, con avance en porcentaje, fecha límite y aviso de vencidos, filtrada por lo que cada empresa presenta y por lo que cada rol puede ver. «Sin presentar» oculta las empresas que ya tienen todo entregado y se actualiza al confirmar cada cambio, junto con la búsqueda.
Archivo de justificantesSe suben de golpe los PDF descargados de la Sede, sueltos o en ZIP: se identifica al declarante diferenciándolo del presentador y los perceptores, y se propone cliente, modelo, ejercicio y periodo para que el asesor los confirme, en una bandeja que se ordena por cliente para revisar juntas sus declaraciones. Los archivados se ordenan por ejercicio y periodo, con fechas en formato español, también en el portal del cliente.
Calendario fiscal oficialFechas límite tomadas de los calendarios de la AEAT, refrescadas a diario, con calendario interno de respaldo.
Próximos vencimientos y semáforoQué vence antes en cada cliente, en rojo a 3 días y en ámbar a 10.
Prorrata provisional y definitivaAplicación línea a línea del IVA soportado y regularización automática en el cuarto trimestre, en el 303 y en el 390.
Libro registro oficialDel año completo o acumulado hasta un trimestre. Conserva la descarga habitual completa y permite elegir «Solo IVA». Los recibos y gastos sin factura ya identificados se omiten en IVA con su motivo; puedes excluir otros documentos expresamente sólo de ese Excel, buscando por número o tercero. El libro unificado completo sirve para Renta y el 130; si se recorta, se avisa antes de descargar. La selección no cambia las facturas ni los modelos.
REBU individualDesde Tratamiento fiscal puedes preparar juntas las compras o ventas seleccionadas, con los importes del documento y referencias editables. El tratamiento de cada compra queda resumido y se puede desplegar para revisarlo. Los datos comunes completan las fichas marcadas compatibles; sustituir decisiones ya indicadas requiere elegirlo expresamente. Si una compra contiene varios bienes, repartes su precio entre las fichas; cada venta enlaza un bien completo ya registrado. Desde el libro también puedes añadir un bien o enlazar su venta más adelante. Revisas la procedencia, el cálculo y los asientos antes de guardar toda la selección. La tabla reúne descripción, compras, venta e IVA, con régimen general o exención cuando corresponde y detalle de costes para consulta, impresión y XLSX. Los gastos accesorios del vendedor pueden vincularse desde la ficha individual; el transporte de un tercero conserva su tratamiento propio. El diario, los modelos y el libro oficial recogen el IVA del margen. Se trabaja sobre documentos existentes; la emisión nativa y el envío a programas que aún no admiten este tratamiento quedan fuera.
Libros específicos REBULibro individual y registro global por empresa, ejercicio y periodo, con descarga en Excel e impresión. El global permite registrar la opción acreditada y liquidar cada trimestre tras seleccionar sus compras y ventas. Calcula el arrastre negativo por tipo, excluye las exportaciones con su coste acreditado y ajusta las existencias en el cuarto trimestre. La previa muestra la cuota y el asiento antes de confirmar; después se recogen en el diario, el 303, el 390 y los libros. Los registros anteriores conservan su carácter documental hasta que se confirme una liquidación. Si una elección REBU activa impide borrar una factura, el aviso explica que antes deben revisarse o retirarse su elección y sus vínculos.
Paquete para responder un requerimientoZIP con los libros en formato oficial, todas las facturas en PDF numeradas y selladas igual que en el libro y un resumen de totales, partido en volúmenes por debajo del límite de la AEAT.
Certificado digital del despachoSe sube, se valida y se guarda cifrado, con titular, NIF y aviso de caducidad.
Resumen de IVA e IRPF del trimestreDevengado, deducible y resultado; ingresos, gastos, rendimiento neto y lo adelantado entre retenciones y pagos fraccionados.
Estimador de la Renta del autónomoProyecta el rendimiento del año y estima la cuota con las escalas de 15 comunidades, mínimos personales y familiares, planes de pensiones, seguro de salud y regularización del RETA, y dice cuánto conviene apartar cada mes. En el ejercicio en curso incluye la amortización anual de los planes de bienes registrados, con desglose contabilizado y previsto, sin duplicarla al contabilizar. Si los ajustes manuales o los vínculos no permiten comprobarla, conserva el cálculo anterior y lo explica. No genera asientos ni modifica declaraciones.
Informe de optimización fiscalSe redactan propuestas de mejora sobre la contabilidad real; el asesor las abre, corrige el texto, lo valida y decide si se lo envía al cliente. El cliente nunca ve el borrador.

06Facturación emitida

Emitir, rectificar, cobrar y que el asiento salga solo. Una factura emitida no se edita ni se borra: se rectifica o se anula, como manda la norma.

Asistente de emisión en cuatro pasosCliente, conceptos, detalles y confirmación. Es el único sitio donde se compone una factura, y todos los caminos acaban ahí.
EmitirAsigna el número correlativo de la serie, deja la factura inmutable, genera el PDF, la vuelca a la contabilidad y deja preparada su entrega si el cliente tiene correo.
Alta VeriFactu con servicio integradoSin cupos de cinco NIFs por asesoría. Cada alta exige representación validada y precio/pagador aceptados. Si paga la bolsa propia del cliente, acepta desde su portal. Al confirmar producción se guarda también el calendario de créditos, con un mes de aviso y sin cargos retroactivos. Un reintento no duplica la suscripción. Las pruebas no generan cuota mensual.
Límite de 3.000 facturas al mes por NIFLa cuota de VeriFactu incluye hasta 3.000 facturas al mes por NIF. Al pasar de 3.000 se cobran 100 créditos, y otros 100 cada vez que se pasa de otro millar (4.000, 5.000…), al cerrar el mes y de la misma bolsa que la cuota. La página VeriFactu de la empresa enseña el contador del mes y el aviso llega al llegar a 2.500 y al pasar de 3.000. Pasar del límite no corta la emisión.
Firma de representaciónLa opción recomendada es gratuita: descargar el documento, firmarlo con certificado digital y subirlo desde Preferencias → VeriFactu del portal. El titular autónomo también puede elegir firma con vídeo, con precio en créditos y bolsa pagadora visibles antes de confirmar. Recuperar una solicitud existente no vuelve a cobrar. Una vez creado el proceso, el coste se consume aunque no se termine la firma.
Archivo fiscal VeriFactuCopias de los XML originales de alta, anulación y subsanación, con comprobación de integridad y exportación ZIP por emisor, año y entorno. La baja fiscal exige conservar los registros pendientes.
Continuidad y bajas de VeriFactuConsulta el estado, programa una baja o solicita continuar con otra asesoría. El periodo abonado sigue disponible con saldo cero; las renovaciones impagadas tienen siete días para regularizarse. Avisos en el portal y en la asesoría, sin trasladar deudas ni borrar facturas. La reactivación conserva el calendario y no duplica cuotas.
Declaración del productorPreparación privada del PDF para firma tras la revisión técnica y fiscal, con identidad y versión del sistema, firmante y alcance. La firma y la publicación son pasos separados; descargar el documento no certifica ni publica el programa.
Protección de emisiones y lotesPortal, recurrentes y facturación de asesoría conservan la petición antes de remitirla. Los errores de datos se comprueban antes de asignar número; un corte no autoriza borrar ni generar otra factura para sustituir el intento pendiente.
Rectificativas por diferenciasEl PDF muestra el importe de la rectificación y su motivo. Mis facturas distingue «Rectificada por diferencias» de «Anulada», sin cambiar los saldos ni permitir anular o remesar de nuevo una factura pendiente de revisar.
Desglose fiscal explícitoTratamiento por concepto en facturas y recurrentes: operaciones generales, exenciones, no sujeción e inversión nacional. Identificación internacional y conservación de estos datos al duplicar. Los conceptos se agrupan por tratamiento para el registro. Las exenciones indicadas en cada concepto aparecen también en el PDF, con su impuesto y conservando las notas específicas de la factura.
BorradoresEn Mis facturas → Borradores, con «Revisar y emitir» en cada uno. No cuentan en los totales, no consumen número y el PDF sale con marca de agua de «sin validez legal».
AutocompletadosClientes ya usados y directorio completo, conceptos repetidos y catálogo de productos, población y provincia por código postal, y dirección postal completa proponiendo calles reales.
Catálogo de productosPrecio, IVA, retención y existencias, que se descuentan al emitir.
Impuestos y menciones del despachoLos configura el despacho; el cliente elige y la mención sale impresa en la factura. El despacho marca qué tipos ven por defecto todos sus clientes, también los que dé de alta después, y puede darle a un cliente una selección propia; cada cliente ve siempre sus impuestos por defecto, y el despacho, al entrar en su portal, conserva la elección libre.
Clasificación de la operación para VeriFactuAparte de los impuestos, el despacho prepara las clasificaciones de la operación (sujeta, exenta con su causa, no sujeta o inversión del sujeto pasivo) con su mención legal: el cliente elige la de la factura y, si hace falta, la de cada línea, sin conocer los códigos, y una operación sin IVA deja sola al 0 % la factura y sus líneas. Una línea exenta, no sujeta o con inversión del sujeto pasivo nunca se emite con IVA, tampoco sin VeriFactu: el asistente dice qué línea corregir. En las exentas por el artículo 20 hay que elegir el supuesto (educación, sanidad, derechos de autor…), salvo que la mención del despacho ya lo cite, y la mención cita el apartado exacto de la ley.
Retención y recargo de equivalenciaTarjetas con los tipos habituales y «Otra» para cualquier retención de 0 a 47 %. Las tarjetas marcan la retención que lleva de verdad la factura y, si cada concepto lleva la suya, lo dicen; pulsar una la aplica a toda la factura. Retención distinta por línea, aviso de la línea que se sale del rango y desglose por tipos en el PDF. El recargo de equivalencia se ofrece solo a las empresas que venden mercancía a comercios en recargo (mayoristas, fabricantes o distribuidores): lo activa la asesoría en los ajustes de facturación del cliente, y se añade el tipo legal según el IVA de cada línea.
Suplidos y ajuste de céntimosImportes pagados por cuenta del cliente, fuera de base, y retoque de hasta cinco céntimos en la cuota para cuadrar un total redondo.
Fecha de operación distinta de la de emisiónEs la que manda para el trimestre fiscal y para el asiento.
Series y numeraciónVarias series por empresa, número inicial para quien viene de otro programa, formato definido con un ejemplo y serie exclusiva para rectificativas. Opción de contador con el año al final, de dos o cuatro cifras, con barra o sin separador y dígitos por serie; el contador continúa al cambiar de año. Al venir de otra numeración se revisa expresamente el siguiente contador, conservando los documentos anteriores. Vista previa de la referencia completa al cambiar los ajustes, incluso antes de guardarlos. Serie anual automática opcional por empresa: el año de la fecha de expedición determina la serie y cada ejercicio comienza en 0001 o continúa su secuencia existente. Los borradores anteriores, las facturas importadas con número y las series de simplificadas y rectificativas conservan su numeración. El número definitivo se asigna al emitir, sin consumir números al consultar la vista previa. Si una serie libre no permite identificar el siguiente número, se pide indicarlo en el asistente, sin añadir sufijos ni cambiar facturas anteriores. Dentro de una serie, una factura no puede llevar una fecha anterior a la de un número anterior: se avisa antes de emitir y se dice qué fecha vale. Si el número escrito ya lo lleva una factura del cliente subida de antes de Abakkus, se avisa.
Rectificativas y anulaciónPor sustitución o por diferencias, con la referencia impresa y la causa concreta, que la vista previa enseña junto a la factura que se rectifica; anulación con motivo, que emite abono en negativo si la factura ya había salido. Los abonos de facturas antiguas conservan la retención que acredita su total, en el PDF y en la copia contable.
Facturas simplificadasSin identificación del cliente, en su propia serie y con el límite configurado por la asesoría. También para clientes de fuera de la UE en operaciones interiores ordinarias; el país del cliente no convierte la venta en exportación.
Identificación del clientePasaporte, documento oficial del país de residencia y otras alternativas en el asistente y en las recurrentes, con una ayuda «¿Tienes dudas?» junto al NIF que explica cuándo usar cada tipo. «Usar simplificada sin identificación» es una elección expresa, disponible cuando está habilitada y los conceptos e importe lo permiten; no cambia una serie ya numerada.
Series separadasCompletas y simplificadas usan series distintas. Al activar simplificadas y antes de emitir se comprueba que su serie no esté utilizada por completas. Las nuevas rectificativas también necesitan una serie propia, distinta de las ordinarias y de las reservadas para simplificadas; se comprueba al cambiar las series y antes de emitir.
Datos antes de emitirTodas las facturas, también las simplificadas, necesitan fecha de expedición válida y una descripción de la operación. En las completas se comprueban además el nombre o razón social y el domicilio del cliente, y la dirección y población del emisor, también sin VeriFactu. Si falta un dato, se puede conservar el borrador y completarlo antes de emitir. Las facturas ya emitidas conservan sus datos.
Completas sin identificación fiscalPara operaciones con clientes de países extra-UE reconocidos, no sujetas por localización (N2) y sin cuota de IVA. Conservan el nombre, domicilio y serie normal; no requieren activar simplificadas. La emisión ordinaria admite las divisas del catálogo, incluido el dólar estadounidense; VeriFactu sigue requiriendo euros. El tratamiento se elige también sin VeriFactu.
PresupuestosNumeración propia, validez, descuento por línea, estados y conversión a borrador de factura con un clic. Conceptos con varias líneas y descuentos por línea, conservados en la factura y en ambos PDF.
Descuento por línea en la facturaPorcentaje de descuento en cada línea del asistente y de las recurrentes; la factura imprime el precio, el descuento y el importe rebajado. Llega solo al convertir un presupuesto.
Emisiones recurrentesPlantillas mensuales, trimestrales o anuales que por defecto dejan la factura como borrador cada periodo, con opción de activar la emisión automática y el envío si el destinatario tiene email.
Facturar desde ExcelPlantilla de 27 columnas: el fichero entero crea borradores de una vez —o entra todo o no entra nada— y luego se emiten en bloque. También registra las facturas ya emitidas con otro programa, sin volver a emitirlas, incluidas las rectificativas con el número de la original y su causa.
Envío por correo con seguimientoEn el canal transaccional de Abakkus, PDF con copias y reenvío, y estado de entregado, abierto, rebotado o spam. El listado indica «Sin enviar» cuando no hay envío registrado, sin confundir un correo manual con uno automático. Por defecto no hay envío automático: requiere una elección expresa.
Enlace público para compartirDescarga sin cuenta, caduca a los 15 días o a las tres descargas y se puede revocar.
Diseño de la facturaLogo, color y pie legal propios —con aviso, antes de emitir, de cuántos conceptos admite la hoja con ese texto—, y varias plantillas para empresas con más de una marca.
Serie y número juntosEn Preferencias → Facturación del portal se puede elegir mostrar FR136026 en lugar de FR-136026. No cambia la serie ni la numeración; las facturas ya emitidas conservan su formato.
Nombre en las facturasEl cliente decide desde los ajustes de facturación de su portal con qué nombre salen sus facturas (por ejemplo, sin la coma de «APELLIDOS , NOMBRE» que traen algunos programas). La ficha de la empresa y el NIF no cambian, y las facturas ya emitidas conservan su nombre.
Emisor congeladoLas facturas antiguas se siguen imprimiendo con los datos que tenían al emitirse.
Emitir en otra monedaCualquiera de las divisas que publica el BCE, con la cuota de IVA también en euros como exige la ley.
Contactos y su historialFicha con NIF, dirección, correo, IBAN y mandato, importable desde Excel; sedes o centros de trabajo con el mismo NIF (al emitir se elige la sede y la factura lleva su dirección; la ficha conserva la fiscal, y crear otro cliente con un NIF que ya existe avisa en vez de pisarlo); las facturas emitidas que entran por Excel o TSV incorporan también al cliente cuando queda identificado por NIF o por las reglas de simplificadas, OSS y ventas fuera de la UE, sin pisar los datos revisados a mano. Incluye su histórico y los totales de facturado, cobrado y pendiente.
Clientes / Proveedores de la empresaDos vistas con búsqueda, número de facturas, total facturado y última factura de todos los ejercicios. Clientes conserva sus fichas, correo e historial e incluye las facturas emitidas subidas o importadas, sin duplicados y con totales separados por moneda. Permite retirar varios contactos o todos los visibles y restaurarlos desde Retirados, sin borrar facturas ni cambiar las recurrentes o sus datos de envío y cobro. Los proveedores aparecen automáticamente a partir de las recibidas procesadas y enlazan a sus facturas, sin duplicar fichas ni modificar el plan contable.
Cuentas predeterminadas por categoríaCada despacho puede indicar el prefijo de cuenta de sus categorías de gasto desde Preferencias → Facturas. Al clasificar se aplica automáticamente; en el editor se ofrece «Usar cuenta» para aplicarla expresamente. Las cuentas elegidas en la factura o configuradas en el plan y en la ficha del tercero conservan su prioridad.
Nombre y apellidos en ficheros fiscalesLos modelos 115, 130 y 309 comprueban la separación explícita del nombre de personas físicas antes de generar el fichero e indican cómo completarla en la ficha si falta.
Tasa de Tráfico en facturas ITVSe comprueba contra el documento y se separa del servicio y del IVA, con su cuenta de gasto 631 inicial. La asesoría puede cambiar la cuenta y exportar la tasa separada en A3 DAT o desde el diario. Los formatos que aún no conservan el desglose avisan antes de descargar.
Remesa SEPA de recibosFichero de adeudos listo para el banco, con las facturas que no puede remesar explicadas una a una.
Recibidas de los clientes desde el despachoDesde el historial o un lote, selección manual de las emitidas para incorporar su PDF a la ficha del cliente por NIF. Muestra los destinos y omite coincidencias ambiguas; conserva las recibidas existentes y evita otra copia del documento vinculado. Las nuevas entradas pasan por la lectura habitual, con sus créditos normales; quedan pendientes de lectura y enlazan a la recibida para consultar el resultado. No envía correos ni cambia las emitidas.
Facturación del propio despachoCartera de clientes de honorarios, catálogo de conceptos, generación del lote, facturación automática por calendario, PDF combinado, ficha de 360 grados por cliente y reenvío en bloque de los correos rebotados. Selección de la empresa propia desde Configuración, limitada al mismo NIF y protegida cuando ya tiene facturas o borradores; no mueve documentos ni reinicia numeraciones.
Cuadrícula mensual de honorariosLo que se va a facturar a cada cliente cada mes, con filtro por categoría de cliente (mensuales, trimestrales, puntuales o sin clasificar) que solo factura lo que se ve y avisa de lo que deja fuera con importe. Marca de «revisado» por cliente y mes para seguir donde se dejó, que se retira sola si cambian sus importes, con atajo a la siguiente fila sin revisar. Alta de clientes y baja recuperable desde la propia cuadrícula, sin repetir un NIF.
Evolución mensual del despachoResumen por año de las ventas sin impuestos, impuestos repercutidos, retenciones, suplidos, total facturado y número de facturas de la empresa propia. Cada moneda se muestra por separado, con el histórico guardado en Abakkus. El total facturado no equivale a lo cobrado; no se estiman costes ni margen.

07Bancos, cobros y tesorería

Del extracto del banco al asiento de cobro, con lo que el despacho define por encima de cualquier automatismo.

Importar el extracto Norma 43El fichero estándar de la banca española, con reconocimiento del formato ampliado de algunos bancos y del nombre comercial de la entidad.
Importar movimientos desde ExcelPara bancos o clientes que solo entregan una hoja de cálculo. Admite coma decimal y cuenta elegida en el formulario; si hay filas inválidas, indica cuáles corregir antes de importar.
Vista previa antes de importarCuentas, periodo, saldos, número de apuntes, totales y cuántos movimientos ya estaban cargados.
Control de duplicadosDetecta ficheros y apuntes repetidos por cuenta bancaria, sin confundir movimientos iguales de bancos distintos. Los Norma 43 multicuenta requieren vincular previamente cada banco a su cuenta contable.
Banco visible y elección por extractoLa cuenta bancaria se muestra junto a cada movimiento y en su detalle. Puede cambiarse para un extracto completo antes de contabilizar, con confirmación del número de movimientos y protección de asientos, cobros declarados y trimestres cerrados. No modifica otros extractos ni archivos ya exportados.
La cuenta contable del banco se aprendeLa primera vez se indica; a partir de ahí se propone sola, y la cuenta se puede crear desde el propio asistente.
Propuesta automática con nivel de confianzaPara cada movimiento, con qué factura o cuenta concreta de un asiento casa y por qué: importe, NIF, nombre, cercanía de fechas. Si el concepto identifica inequívocamente una factura por su número completo e importe, la prioriza para que el asesor la confirme; no amplía los automatismos de conciliación.
Conciliar facturas o cuentas concretasIncluido el cliente que paga varias facturas con una sola transferencia. En asientos de nómina se distinguen las remuneraciones (465) de Seguridad Social (476), conservando la cuenta elegida en la vista previa y el asiento de pago; las coincidencias ambiguas requieren revisión.
Por hacer e historial de hechosLos movimientos con asiento contabilizado salen de la cola de trabajo y siguen disponibles en «Hechos». «Ignorados» tiene su contador y filtro; se pueden recuperar o eliminar si no tienen vínculos contables. Importar otro mes abre sus pendientes sin borrar el trabajo anterior.
Coincidencias separadas de lo revisadoPorcentaje global de movimientos conciliados o con propuesta pendiente de confirmar, incluyendo todas las páginas y excluyendo ignorados. No confunde una propuesta con un asiento hecho ni presenta ese porcentaje como precisión del sistema.
Asignar cuenta directamente o ignorarPara gastos sin factura, traspasos entre cuentas propias y apuntes informativos. Las cuentas propuestas por sumas y saldos o por reglas se abren ya rellenadas para revisarlas y confirmarlas; abrir la propuesta no aplica cambios.
Auto-conciliar todo el extractoEn segundo plano y por orden: reglas manuales, coincidencias de confianza alta y clasificador de cuentas. Una ejecución por empresa, progreso compartido y posibilidad de reintentar tras una interrupción. Los empates y las facturas ya vinculadas quedan para revisión; importe y fecha sin identificar al tercero no bastan para marcar una factura cobrada.
Reglas «palabra → cuenta»Lo que el asesor define manda sobre cualquier automatismo, y la regla se crea desde el concepto de un movimiento.
Impuestos y comisiones separados«Liquidación» por sí sola no se interpreta como comisión bancaria. Los pagos identificados de retenciones de IRPF se proponen contra la 4751; se conservan las reglas específicas de Sociedades y las cuentas elegidas expresamente por el asesor.
Generar los asientos de cobro y pagoDesde los movimientos conciliados, con aviso si la cuenta contradice la dirección del dinero. Reutiliza pagos ya contabilizados solo si coinciden banco e importe, y no duplica asientos al repetir la acción. Un pago incompatible identifica el movimiento y permite abrir su detalle incluso fuera de los filtros. Comprueba el cuadre y los trimestres cerrados.
Deshacer con trazabilidadRetira únicamente el asiento y las marcas de cobro creados por esa conciliación, sin borrar pagos declarados a mano. No permite eliminar extractos con conciliaciones activas. Los errores quedan visibles aunque se desactiven los avisos emergentes.
Cuadre mensual banco contra contabilidadMes a mes y cuenta a cuenta, qué queda sin explicar por los dos lados.
Pasarelas de pagoImportación del CSV de PayPal, TPV, Stripe o Bizum con bruto, comisión y neto, y cruce contra la liquidación que llega al banco.
Marcar cobrado y pagadoDesde el listado y desde el portal, con fecha, medio y cuenta bancaria, generando el apunte en el momento; también en lote (en el portal, hasta 1.000 de una vez con todas las páginas del filtro) y respetando los trimestres cerrados.
Cobros y pagos parcialesDesde Cobrar/Pagar se pueden anotar importes o porcentajes del total, consultar el historial y ver cuánto queda pendiente. También permite completar el resto o cancelar una anotación. Los parciales no generan asientos; el detalle de las emitidas conserva los justificantes bancarios. Si lo que llega al banco no es lo que vale la factura (otra moneda o comisión del banco), se anota lo recibido y se cierra la factura con la diferencia: con el cambio del BCE del día del cobro propone cuánto es diferencia de cambio y cuánto comisión, y la diferencia se apunta contra la cuenta del cliente o proveedor (668/768 o 626). En las facturas en otra moneda el botón de cobro enseña la moneda.
Vencimientos y recordatorio de pagoFecha por factura y atajos de 30, 60 y 90 días también al duplicar o editar borradores, marca de vencida en rojo y correo de recordatorio al cliente moroso.
Cuadros de tesorería del clientePorcentaje cobrado, por cobrar, vencido, quién es el que más debe y próximos vencimientos, con el equivalente para pagos a proveedores.
Tarjeta «Puedes retirar»Cuánto puede sacarse del negocio al mes tras gastos, Seguridad Social e IRPF, con el desglose de lo que conviene tener apartado y comparación con el saldo real del banco.
Cartera de vencimientos en la exportación a A3Además del asiento, los efectos de cobro y pago para que A3 tenga la cartera.

08Portal del cliente

El cliente aporta y consulta; no toca la contabilidad. Si algo está mal, avisa y lo corrige el asesor.

Identidad en cuentas genéricasLas cuentas de clientes o proveedores varios no toman el NIF del primer documento ni sustituyen el nombre de sus facturas. Si una ficha genérica ya tiene NIF, se avisa para revisar el plan.
Cuentas abreviadas con puntoEn facturas y diario, 410.5 se completa como 41000005 a ocho dígitos. Se respeta «Dígitos de subcuenta» de la ficha de cada empresa.
Desembolsos de aduanas DHLLos derechos y el IVA pagados por cuenta del cliente se separan como suplidos cuando la tabla y el total de la factura los acreditan. Los servicios conservan su propio IVA.
Nombre en el modelo 115Para personas físicas, escribe el nombre de la empresa como «APELLIDOS, NOMBRE»: el fichero de presentación coloca cada parte en su campo.
Identidad de proveedores extranjerosSe conserva el identificador EU de servicios electrónicos de una ficha conocida, sin tratarlo como país intracomunitario. Dos identificadores EU distintos no comparten cuenta por tener el mismo nombre.
Quién paga los créditosEl administrador propone el reparto desde Créditos de la empresa; el cliente acepta desde su cuenta. Si sigue activa «Ver como cliente», se indica cómo salir antes de configurar el pago.
Invitación y altaEl despacho invita por correo con enlace de 7 días: desde Accesos, desde la propia ficha de la empresa, que dice quién tiene acceso y qué invitaciones siguen pendientes, y también al darla de alta, invitando ya a quien va a entrar. Desde la ficha y Accesos se puede copiar el enlace aunque el correo se haya enviado. Intentar iniciar sesión antes de registrarse conserva el enlace vigente. Si caduca sin usarse, se intenta reenviar uno nuevo; un fallo de envío se muestra sin afirmar que el correo haya salido. Opcionalmente, alta pública por enlace propio con aprobación del asesor.
Acceso con segundo factorCódigo por correo para todos y aplicación de códigos opcional, con «recordar este equipo 30 días».
Varios accesos por empresaEl despacho los ve, los activa, los desactiva y los borra, y puede rescatar a quien pierda el móvil del segundo factor.
Suspender el acceso por impagoEl despacho cierra de golpe la entrada de todas las personas de un cliente, al portal y al bot de Telegram, anotando el motivo, la fecha y quién lo hizo. No es una baja: se le sigue llevando la contabilidad, se siguen procesando sus facturas y su documentación no se retiene. Se devuelve el acceso con un botón.
El asesor entra como el clientePara enseñarle algo o resolver, con franja de aviso y registro de todo lo que haga.
Panel de tarjetas moviblesEl cliente arrastra, redimensiona, oculta y reordena las tarjetas de su pantalla de inicio.
Continuar en el portalAl terminar una subida, acceso a las facturas junto al resultado, sin ocultar el informe de archivos rechazados. El PDF de una emitida abre aparte y conserva la página del listado.
Tarjetas del panelNúmeros del negocio, IVA del trimestre en tiempo real, IRPF y lo adelantado, control de recibos de autónomos con casillero de doce meses, regularización estimada de la cuota, estimador de la Renta, «Puedes retirar», «Por cobrar», facturas de alquiler que faltan y próximos vencimientos con el importe de cada modelo del trimestre que se presenta.
Preferencia de pago del trimestreEl cliente comunica «Al contado» o «Aplazado», sin opción elegida de antemano. La asesoría ve la respuesta en Cartera para el mismo trimestre de presentación.
«He terminado de subir el trimestre»El cliente lo marca, el despacho lo ve en su panel y lo da por visto con un botón.
Emitir desde el portal«Emitir factura» tiene su propia entrada en el menú del portal, con el aviso de los borradores pendientes, y una tarjeta en el panel para empezar una factura en un clic.
Mis facturasListado con filtros, buscador, apertura del documento, descarga en ZIP y exportación a Excel. El filtro Inmovilizado reúne compras con bienes registrados, posibles inmovilizados y propuestas a la asesoría, distinguiendo su situación y si se cerró la revisión. Las facturas importadas sin PDF también se pueden abrir para consultar su identificación, fecha e importes, sin acceso a notas internas ni edición. Los recibos del banco llevan la etiqueta «Recibo», para ver qué gastos se subieron sin factura.
Avisar de un errorEl cliente no edita: escribe qué está mal y la factura queda marcada para el asesor.
Revisar una compra como inmovilizadoDesde una factura recibida, el cliente puede proponerla explicando qué compró y su uso, o indicar «No es inmovilizado» si está señalada y todavía no hay un bien registrado. Explica el motivo y llega una nota compartida a los Avisos del asesor y a Inmovilizado. El cliente consulta si sigue pendiente o se cerró la revisión; clasificar, corregir y registrar el bien corresponde al asesor. Respeta la ocultación de Mis bienes.
Retirar facturas duplicadas o subidas por errorTambién las recibidas por correo, además del portal y Telegram. Mientras el despacho no las haya revisado ni exportado y el periodo esté abierto; quedan en la papelera para que la asesoría pueda recuperarlas.
Compras previstasPedidos a proveedor sin factura todavía, que no cuentan hasta confirmarse subiendo el documento.
Proveedores recurrentes y pagos fijosCalendario que señala los meses sin factura de un proveedor habitual. El cliente apunta además sus pagos fijos (alquiler, asesoría…) con importe y periodicidad, y lo que aún no ha llegado este mes se reserva en «Puedes retirar».
Previsión de la cuota de autónomosDesde Seguridad Social se puede indicar una cuota mensual aunque aún no haya recibos. Se guarda como pago fijo y se incluye en la reserva del mes; el recibo o la marca «ya pagado / no tocaba» evita reservarla dos veces. Quitarla conserva esa decisión y permite volver a indicarla más adelante.
Notas compartidasPost-its de colores, sueltos o pegados a una factura, con contador de pendientes.
Todos los avisos en una campanaSolicitudes de VeriFactu y firma, documentos compartidos, notas de la asesoría, respuestas de soporte, justificantes, borradores recurrentes, facturas que necesitan revisión, cuotas y correos recibidos. Lo nuevo se ilumina hasta que cada usuario lo ve; las solicitudes siguen pendientes hasta completarse. Cada persona puede quitar una nota de sus pendientes y recuperarla desde «Todos», conservando el estado de trabajo de la asesoría. También aparecen las solicitudes anteriores, sin volver a enviarlas.
Entrar con la huella o la caraDesde la app instalada, el cliente entra con la huella o la cara: la llave se guarda en su propio teléfono, no viaja y solo sirve para el portal de su asesoría. La propia app se lo ofrece al abrirla, con un botón, y una vez activada se pide sola al abrir. En un dispositivo que ya ha reconocido, la sesión dura 30 días en vez de una hora. Opcional y reversible desde su portal; el acceso lo sigue dando y quitando la asesoría.
Avisos en el móvilDespués de la huella, la app ofrece los avisos: cuando su asesoría le pide documentación o se acerca un plazo, le llega al móvil aunque no tenga el portal abierto. Una cosa cada vez y siempre opcional.
Abakkus como una aplicaciónEl panel de la asesoría y el portal de cada cliente se instalan en el móvil o en el ordenador y se abren en su propia ventana, sin la barra del navegador. El panel lo ofrece siempre a quien aún no la tiene: con un botón cuando el navegador lo permite y, si no, con los pasos de su navegador (Compartir → Añadir a pantalla de inicio en el iPhone, el icono de la barra de direcciones en Chrome o Edge, Añadir al Dock en el Mac). Dentro, el portal conserva el logo y los colores de tu asesoría. No hay que descargar nada de ninguna tienda y no ocupa sitio: es el mismo Abakkus de siempre. Dentro de la app, el lateral lleva Atrás y Adelante, como las flechas del navegador. La lista del portal muestra también la fecha de subida. Los documentos de las facturas del portal se consultan sin salir de la pantalla, con Cerrar siempre visible, cambio de página, zoom y descarga.
Mis documentosArchivo de 500 MB por empresa compartido con el despacho por categorías, con archivos de hasta 10 MB, papelera, buscador y aviso de lo nuevo que deja el asesor. Cada documento admite una fecha límite de respuesta, con semáforo y filtro propio, para que un requerimiento no se traspapele. Las imágenes grandes pueden descargarse como una copia JPG de hasta 500 kB, conservando el original.
Mis bienesConsulta de bienes registrados, valor de adquisición, amortización acumulada y cuotas incorporadas a la contabilidad. Solo lectura para autónomos y sociedades, activada por defecto; la asesoría puede ocultarla desde Preferencias, independientemente de los libros contables. Sin altas, bajas ni avisos de revisión para el cliente.
Obligaciones y justificantesEstado de las presentaciones del año, trimestre en curso y descarga de los justificantes oficiales archivados por el despacho.
Evolución del negocioIngresos, gastos y resultado mes a mes contra el año anterior, sacados de la contabilidad cuando la hay (con nóminas, Seguridad Social y amortizaciones, igual que la cuenta de pérdidas y ganancias), reparto de gastos, principales clientes y proveedores y tesorería del año.
Soporte con hiloConsultas fiscales, que van al despacho, o de funcionamiento, que van al equipo de Abakkus, con varios adjuntos y capturas pegadas en cada respuesta, y botón de cámara del móvil.
Canales del clienteVinculación de Telegram —incluida la petición de sus declaraciones presentadas por chat—, dirección de correo para facturas y conexión de su propio asistente de IA.

09Cuentas de autónomo, sin despacho detrás

La misma aplicación en modo autoservicio. Para el despacho es una puerta de entrada: el autónomo puede recomendar a su asesor desde dentro.

Alta inmediataSe registra desde la web, confirma el correo y la cuenta queda creada al momento, con su dirección propia, su empresa montada, los modelos que le corresponden y créditos de regalo.
Entrada solo con el correoSin tener que recordar el subdominio. Si olvida la contraseña, puede solicitar desde ese mismo acceso un enlace por correo para restablecerla.
Panel propioLas tarjetas del portal más créditos, obligaciones del trimestre y acceso directo a su contabilidad y contactos.
La aplicación entera sobre su empresaDiario, mayor, sumas y saldos, balance, cuenta de resultados, cierre, conciliación, nóminas, inmovilizado y los catorce modelos con su fichero para la AEAT. Los apartados de doble partida vienen ocultos y se encienden cuando hagan falta.
Edición de facturas sencillas desde el listadoBase, total y tipo de operación, recalculando asiento y modelos.
Créditos y periodo de pruebaCompra de packs con tarjeta; sin saldo se bloquean los modelos fiscales, nunca la contabilidad.
Recomendar Abakkus a su asesorEnlace de referido, sin compartir ningún dato ni dar acceso a su contabilidad.

10Importar y exportar con otros programas

Abakkus no obliga a dejar el programa contable del despacho: se integra por fichero con casi todos y por conexión directa con Cegid.

Traspaso de facturas a A3Fichero de importación en ZIP, filtrable por fechas, tipo o selección, con contador previo de nuevas y ya exportadas y una hoja de avisos de lo que se queda fuera y por qué. Al exportar una selección, el aviso se puede leer y descargar antes de confirmar, también cuando ninguna factura es exportable.
Ventanilla Única en el traspaso a A3Las ventas acogidas al OSS entran en el fichero como operación no sujeta, con el impuesto del país de destino llevado a una cuenta propia que se configura por empresa. El paquete avisa de las casillas del modelo que en A3 hay que teclear a mano, porque aquí ya salen calculadas. Lo que no se puede representar se queda fuera con su motivo, no en silencio.
Diario y conciliación a A3Los asientos del libro diario y, aparte, los movimientos de conciliación bancaria. Excel y DAT de conciliación permiten elegir periodo de fechas o movimientos marcados, sin generar asientos al descargar.
Exclusiones opcionales del diarioExportar sin facturas del panel o sin asientos de banco vinculados a Conciliación, también en Excel personalizado y PDF. Se conservan asientos completos, gastos directos, facturas no trasladadas, bancos sin vincular, aperturas y cierres; si un pago ya no coincide, se avisa antes de descargar.
Marca de «ya exportada»Y filtro para pedir solo lo que aún no ha salido nunca.
AplifisaFacturas al XML de Gestión Fiscal con su concepto de la AEAT (suministros por tipo, inmovilizado, Seguridad Social del titular), ámbito, retención con su código para el 111, 115, 180 y 190, rectificativas, inversión del sujeto pasivo, clave del 349, exclusión del 347 y el número de registro de las recibidas, estable entre trimestres. Diario a la hoja APU y al XML de contabilidad con el libro de IVA, el de retenciones y las fichas de clientes y proveedores con su NIF; si en el periodo ya hay facturas exportadas, pregunta si van solo las nuevas (los asientos que no son de facturas, como nóminas o bancos, no llevan marca y en ese caso no van). Lo que el formato no admite (OSS, canjes, rectificativas por sustitución, más de tres tipos de IVA) se queda fuera con su motivo en un fichero de avisos, sin marcarse como exportado.
HoldedZIP con compras, emitidas, contactos y plan de cuentas, y diario en el Excel de asientos.
Sage DespachosFichero de asientos y libro de facturas para su plugin de Excel, con longitud de subcuenta configurable. El libro respeta las columnas, los colores y la leyenda de PluginFacturas e incluye la clave de operación y las fechas de la factura. Las facturas incompatibles se detallan en «No incluidas», sin marcarlas como exportadas.
Monitor miEOSExcel de compras y ventas, también sin IVA, con sus doce categorías y desgloses de impuestos. Incluye equivalencias predeterminadas, ajustes opcionales por empresa en Preferencias y revisión de cada exportación. La descarga permanece a la vista y señala qué falta por revisar. Puedes corregir una factura y continuar sin perder la selección, sin modificar los originales al exportar.
Cegid Diez, por conexión directaEl único programa en el que Abakkus escribe: la factura con su asiento y su PDF, respetando el número de documento y la longitud de cuenta de cada empresa de destino. Antes de enviar hay una revisión obligatoria de lo que entraría y de lo que se frena y por qué, con candado para que no haya dos envíos a la vez, y se lee el plan de cuentas de Cegid para completar el de aquí. Da de alta a los terceros que falten en su subgrupo (proveedor o acreedor, cliente o deudor). Si Cegid corta la subida de un justificante, la factura entra igual y el PDF se adjunta después con un botón.
Qué viaja a Cegid y qué se frenaViajan las compras sin IVA (a particulares), las empresas en prorrata (Cegid aplica el porcentaje), las intracomunitarias, la inversión del sujeto pasivo, las exportaciones y las ventas no sujetas. Los abonos interiores entran en negativo, como los anota el despacho, y las ventas de contado (tickets y facturas simplificadas sin datos del cliente) van a la cuenta de clientes de contado que el despacho tiene en Cegid, con su NIF y su nombre. Se frenan, con su motivo, las que Cegid no sabe describir: IVA no deducible con cuota, compensación agraria, importaciones con DUA, emitidas exentas (salvo en los libros del autónomo que no presenta el 303) y rectificativas que sustituyen a otra factura. Los terceros con pasaporte o con un documento de otro país se dan de alta en Cegid con su tipo de identificador, y a partir de ahí sus facturas entran solas. Las que tienen avisos pendientes o una lectura dudosa —un importe desproporcionado para ese proveedor, cifras escritas a mano— esperan a que el asesor las revise: de un escaneo de 300 salen las limpias y las dudosas esperan.
Cegid en el listado de facturasCada factura lleva su estado de cara a Cegid —«enviada», «lista» o «errores» con el motivo en una frase—, con pestañas para verlas y un botón para enviar las seleccionadas sin salir de la lista; corregir una factura la mueve de pestaña al momento. Durante la preparación del envío se ve qué se está consultando y, si Cegid falla, que se está reintentando; el seguimiento se recupera al recargar la página.
Lo que ya está en CegidComo Abakkus no modifica ni borra lo que ya entró, la revisión compara cada factura enviada con lo que tiene Cegid y avisa de las que ya no coinciden (número, fecha, importe o NIF) y de las borradas en Abakkus que siguen allí, para corregirlas a mano. La ficha de la factura avisa de que ya está en Cegid antes de cambiarla.
Libros del autónomo en CegidEn los libros de estimación, la revisión enseña el grupo de gasto con el que entrará cada factura, para corregirlo antes de enviar; el listado y su vista previa lo enseñan en lugar de la cuenta. Las compras con recargo de equivalencia entran con el IVA y el recargo dentro del gasto, las ventas exentas entran como base al 0 % si la ficha no presenta el 303, y los nombres largos de proveedores se adaptan al espacio de Cegid, conservando el completo en Abakkus.
Importar el diario desde otro programaA3 —Excel y también el PDF de legalización de libros—, Aplifisa, Contasol, Sage 50, Sage Despachos, Holded y Conta3, agrupando por asiento, comprobando el cuadre y respetando los trimestres cerrados. En Excel A3, el número de asiento es opcional: sin él se usa Documento/Referencia doc y, si tampoco hay referencia, bloques consecutivos cuadrados. El número de factura (Documento) se conserva por separado, también desde el PDF (donde A3 lo imprime con 10 caracteres como máximo), y es el que llevan las facturas trasladadas. Si el PDF no es el Diario «Normal» con descripción de cuentas, se dice qué listado hay que sacar.
Alta masiva de empresasDesde Excel, CSV o el PDF del listado de empresas de A3, con plantilla descargable.
Importaciones con plantillaFacturas, plan contable, alias de cuentas, cartera de clientes de facturación, ventas OSS y clientes del portal. El propio Excel del listado se puede volver a cargar: conserva número, tercero, IVA y retención, y avisa de lo que esa vía no representa. Las ventas sin IVA a clientes de fuera o a Canarias, Ceuta y Melilla se reconocen como exportación o como no sujeta según lo que venda la empresa. Si alguna fila no entra, se puede descargar un Excel con solo esas filas y su motivo. Excel y TSV conservan el total indicado, incluido cero, y avisan si no coincide con el desglose; los importes ilegibles o suplidos no representables se señalan por fila.
Revisión de ventas OSSLa pantalla tiene hojas como un Excel: las facturas del año y el resumen por país de cada trimestre, con su propio selector de año y el asiento del resumen. País, fechas y búsqueda combinables, orden cronológico y totales de las facturas visibles; los filtros se conservan por ejercicio. Una venta ya marcada OSS no pide revisión sólo por esa marca si el país y los tipos de IVA encajan; las discrepancias, datos incompletos y otros motivos siguen avisando. El resumen fiscal y el Excel OSS abarcan el periodo completo indicado; el Excel personalizado tiene sus propios filtros.
Factura electrónica Facturae 3.2.2Descarga del XML oficial validado contra el esquema; si falta un dato obligatorio se explica en vez de entregar un fichero a medias.
Salidas en Excel, PDF y TSVEl Excel del listado incluye todas las facturas procesadas del filtro, también OSS y otras páginas; si marcas algunas, descarga sólo esa selección. Excel personalizado eligiendo columnas y guardando plantillas, TSV reimportable, libros contables en PDF, balances y cuenta de resultados en Excel, informe de conciliación y movimientos bancarios clasificados.

11Archivo, correo y avisos

Dónde se guarda todo, cómo llega cada aviso y cómo se recuperan los datos.

Campana común para la asesoríaAvisos de todas las empresas autorizadas, con filtros por empresa, tipo y estado. Reúne documentos del cliente, notas, trimestres completados, firmas, consultas, altas, VeriFactu y correo recibido; las facturas pendientes o con avisos se agrupan por empresa. La lectura es personal y no completa las tareas pendientes. No cambia las preferencias de correo.
Almacén propio cifradoLos documentos se guardan cifrados y separados por despacho y empresa. Es el modo por defecto y no exige que el cliente tenga nada contratado.
Red de seguridad de subidaSi el almacén no responde, el fichero queda en el servidor y se reintenta cada pocos minutos hasta que entra.
Google Drive del despachoModo alternativo, con creación de carpetas en bloque y detección de carpetas borradas sin perder datos.
Archivo documental por empresaContratos, escrituras y demás, con categorías, interruptor de «visible para el cliente» y papelera.
Ficha de alta guiadaEl cliente completa sus datos y adjunta la identificación desde la web o el bot de Telegram. La asesoría aporta la orden de representación para firma táctil, revisa los epígrafes sugeridos del catálogo del BOE y aprueba el alta; la ficha y los documentos quedan archivados en la empresa. La domiciliación es opcional y el enlace a la ficha se puede compartir por WhatsApp.
Correos automáticosInvitaciones, verificaciones de alta, bienvenida, recuperación de contraseña, código de acceso, avisos de incidencias, envío de facturas y solicitudes de firma.
Avisos por correoDirección opcional por empresa, visible para copiar, con prueba de recepción y email de alerta a un usuario de la asesoría. En el portal se encuentra en «Avisos → Recepción por correo», y los correos entran también en la campana común. Estados de entrega, reintento y marca de revisado. Este canal solo recoge correos recibidos: no consulta ni abre notificaciones en Hacienda o DEHú, no calcula plazos oficiales y no conserva adjuntos.
Seguimiento de entregaEntregado, abierto, rebotado, spam o bloqueado, reflejado en cada factura.
Recordatorios de documentaciónAvisan al cliente antes y durante el plazo del trimestre, y se callan solos si ya subió algo, si dio el trimestre por cerrado o si el asesor puso el candado.
Firma de documentos por enlaceSe manda un PDF a firmar y el destinatario firma con el dedo desde el navegador, sin tener cuenta; el PDF resultante lleva página de firma y evidencias. Al asociarlo a una empresa se archiva en Documentos, con categoría y visibilidad elegidas por el asesor. Si falta espacio, la firma se conserva y el archivo se puede reintentar.
Copias de seguridadVolcado completo de base de datos y aplicación cada hora hacia tres destinos, con copia de documentos y diez días de retención.
Descargar todos los datosEl administrador de la asesoría, o el titular de una cuenta de autónomo, pide desde Preferencias → Privacidad y datos una copia completa en formatos abiertos: un ZIP por empresa con los originales de las facturas, el Excel de facturas que se puede volver a importar, libros, documentos y firmas, modelos y justificantes, nóminas, bancos, presupuestos, recurrentes, productos, registros de VeriFactu, informes de optimización, avisos recibidos por correo e historial de subidas; otro con los datos de la cuenta, el soporte con sus adjuntos, las preguntas al asistente, los logos y las plantillas, y un índice con la huella de cada fichero. La primera copia de cada 30 días es gratis y las siguientes cuestan 100 créditos. Solo la descarga quien la pidió, durante 7 días; después se borra. No incluye la papelera ni las fichas eliminadas.
Eliminar la cuentaDesde Preferencias → Privacidad y datos, el administrador de la cuenta pide la baja con su contraseña y un código de confirmación. Tiene 30 días para arrepentirse: la cuenta queda cerrada, solo se puede descargar la copia de los datos o cancelar la baja. Pasado el plazo se borran de verdad todos sus datos, en la base y en los ficheros, y recibe un certificado del borrado. Se conserva solo lo que Abakkus tiene obligación de guardar: sus facturas a la cuenta, las compras de créditos y el registro de VeriFactu.

12Gestión del despacho

Lo que necesita el despacho para repartir el trabajo y saber cómo va su cartera.

Alta y ficha de empresasCon NIF validado, modelos que presenta, prorrata, estimación, recargo, actividad exenta, dígitos de subcuenta y ejercicio de trabajo; importación masiva de la cartera y baja lógica.
Actividades o líneas de negocioDefinibles por empresa, con color, para repartir las facturas entre ellas.
Criterio fiscal por actividadEl asesor configura por ejercicio el IVA y la inclusión en el 130 de cada actividad y los aplica a los documentos seleccionados, con revisión previa. Guardar un criterio no cambia las facturas anteriores. La elección del 130 se puede aplicar desde un trimestre; conserva los anteriores y mantiene el conjunto de la actividad en Renta y RETA. También permite asignar asientos manuales completos. Desde una selección y Tratamiento fiscal puedes marcar varios gastos comunes para el libro IVA e IRPF, usando los destinos y porcentajes configurados, con una previa y una confirmación para el conjunto. Ese reparto en libros conserva el IVA, diario y criterio del 130.
Gastos comunes por actividad en libros IRPFConfigura los destinos fiscales y porcentajes por empresa y ejercicio, revisa el reparto de los documentos elegidos y confírmalo. Puedes atribuir directamente a una actividad, revisar o retirar una atribución. Los cambios de configuración conservan los repartos anteriores; el tratamiento de IVA, el diario y el modelo 130 de Abakkus permanecen iguales. La previa y el libro unificado muestran la distribución; Solo IVA conserva sus cifras. Los destinos de arrendamiento que requieren datos del inmueble aún no están disponibles en este recorrido.
Ficha de actividades fiscalesBuscador IAE por actividad o código, con o sin punto; buscar un grupo muestra también sus epígrafes. Varias actividades con tipo, régimen, descripción, fechas de alta y baja y código censal. Resumen visible en Empresas y al editar la ficha, separado del texto libre de actividad. Datos revisados por el asesor, sin modificar automáticamente impuestos, modelos ni centros de coste.
Panel del despachoFacturas totales, pendientes, con error y por revisar; empresas y usuarios usados sobre lo contratado; créditos, cumplimiento del trimestre, vencimientos y últimos errores.
Estado de la cartera con semáforoQuién tiene errores, plazos a menos de 3 o 10 días, trimestre cerrado sin procesar, facturas por revisar o más de 45 días sin mandar nada, ordenado poniendo delante lo urgente.
Empresas ordenadas por el trabajo que quedaLa columna «Por atender» cuenta las facturas con avisos pendientes de revisión o errores, cada factura una sola vez. Con un clic pone arriba las empresas con más trabajo pendiente; al pasar el ratón por el número muestra el desglose. En Preferencias → General → Tabla de empresas puedes incluir también las pendientes de exportación de toda la cartera con una sola casilla por asesoría. Empieza desactivado y se activa cuando cualquier empresa exporta facturas o el diario a un programa contable, también para las asesorías que ya lo hacían. Si lo desactivas manualmente, las siguientes exportaciones respetan esa elección.
Usuarios y roles a medidaDe lectura o de escritura, con acceso a empresas concretas, apartados visibles, exportaciones permitidas y modelos fiscales permitidos. Los cambios surten efecto sin volver a entrar.
SeguridadContraseñas cifradas, recuperación por correo, segundo factor por correo o aplicación de códigos, límite de intentos por IP y por cuenta, y sesiones que caducan a los 60 minutos con aviso previo.
Registro de actividadQuién hizo qué y cuándo, con filtros y descarga en CSV.
Notas por empresaTablón de post-its privados y compartidos, con contador en el listado de empresas y en la cartera.
Incidencias y mejorasCualquier usuario abre un hilo con adjuntos, se sigue por comentarios y estados, y las cerradas se reabren solas si alguien comenta.
Preferencias del despachoNaturalezas propias, tipos de operación y perfiles fiscales del portal, opciones de la exportación a A3, columnas extra del listado, criterio de trimestres pasados y textos de ayuda.
Impuestos propios del clienteDesde Preferencias del portal se pueden guardar combinaciones de IVA y retención, incluido el IVA del 4 %, para usarlas en presupuestos, facturas y recurrentes.
Preferencias del usuarioMás de cincuenta temas visuales y hasta cinco propios, menú de la empresa a medida, filtros visibles y anchos de columna.
Menú lateral plegableLogo y selector de empresa en el lateral, con los accesos a créditos y cuenta al pie, sin franja superior en escritorio. Iconos con texto o vista compacta con ayudas al pasar el ratón. Recuerda la elección personal; la empresa seleccionada sigue visible junto al título de cada pantalla y en móvil el menú se abre como un panel.
Identidad visual de tu asesoríaUn solo logotipo se adapta al acceso, la recuperación y el lateral abierto o plegado, sin cambiar tus facturas. Ajuste automático según su proporción y controles de tamaño independientes para el acceso y la navegación, con vistas previas antes de guardar. Conserva el dibujo completo y avisa si falta resolución. El portal del cliente y la cuenta autogestionada conservan los colores de su acceso en la navegación, respetando los temas personales.
Atajos para trabajar sin ratónCon la tecla Alt aparecen las letras sobre cada botón y apartado, y con Alt y flecha abajo se abre un buscador para saltar a otra empresa manteniendo la pantalla en la que se estaba.
CréditosSaldo, consumo detallado por concepto y empresa, ranking de las que más consumen, extracto en CSV y compra de packs con tarjeta, con la factura de Abakkus en PDF.
Quién paga cada servicioLa asesoría puede asumir el procesamiento y repercutir sólo VeriFactu al autónomo o sociedad, o elegir otra combinación. Cada servicio se acepta por separado en el portal, con aviso en la campana. El cliente reutiliza su saldo y la compra de créditos; recargar no contrata servicios ni traslada cargos anteriores. El pagador de VeriFactu puede fijar el fin de su financiación con preaviso.
Programa de referidosCódigo propio y créditos si otro despacho se da de alta con él.

13Asistentes de IA y automatismos

Asistentes conectados a la contabilidad y tareas que se hacen solas, con el asesor decidiendo.

Conector para el despachoSe enchufa Claude, ChatGPT, Gemini u otro asistente compatible: 29 herramientas sobre la cartera —empresas, facturas y su detalle, obligaciones pendientes, resumen de cualquier modelo, plazos, vencimientos, facturas que necesitan atención, notas sin resolver, resumen contable, cuenta de resultados, tesorería, saldos, conciliación, créditos, compras de inmovilizado pendientes de revisión y quién entra al portal de cada cliente—. Permite subir facturas, dar de alta empresas, invitar al portal y crear fichas de inmovilizado. Las fichas se crean con los datos indicados por el asesor, de una en una o en lotes de hasta 10 de una empresa, tras revisar los planes y confirmar. No genera asientos ni aplica libertad de amortización fiscal. El alta de empresas no inventa el código de ficha: si no se indica, propone uno libre y no crea nada; si el código ya está ocupado dice quién lo tiene, y si el NIF ya tiene ficha avisa antes de repetirla. La empresa nace sin plan contable, que lo pone el asesor. La invitación va siempre en dos pasos: primero dice a qué empresa (con su código y su NIF) y a qué correo va, con sus avisos, y solo se manda si se confirma; no repite una invitación pendiente ni invita a quien ya entra, admite 20 al día y el enlace de registro le llega solo a esa persona por correo.
Conector para la empresa clienteOtras 24 herramientas sobre su propia empresa, con las acciones de subir factura, marcar cobros y gestionar compras previstas.
Abi, el asistente del portalBurbuja de chat que consulta, avisa de plazos y facturas sin cobrar y prepara gestiones que el cliente confirma. No emite facturas, no presenta modelos, no cambia importes y no da asesoramiento fiscal.
Automatismos que corren solosVigilancia de carpetas cada cinco minutos, rescate de facturas atascadas, refresco diario del calendario de la AEAT, recordatorios de documentación, generación de recurrentes y de los lotes de facturación, cobro automático de remesas vencidas y comprobación mensual de los tipos de IVA de la UE contra la base de datos oficial de la Comisión.

Con matices

Está hecho y funciona, pero conviene saber en qué condiciones. Lo preferimos así antes que descubrirlo en la primera demo.

VeriFactuCada NIF empieza en pruebas y solo pasa a producción cuando su representación está validada y el asesor confirma el alta real. Test aparece marcado expresamente. La cuota mensual empieza con un mes de aviso; las facturas por encima de 3.000 al mes por NIF se cobran aparte y cuentan también las anulaciones y subsanaciones enviadas. Una suspensión comercial bloquea nuevas emisiones, pero conserva la recuperación de los envíos fiscales pendientes. La modalidad fiscal se revisa por empresa y la declaración responsable de Abakkus tiene su propio estado e histórico consultable: la conexión no equivale por sí sola a conformidad de todos los casos fiscales. No se ofrece el modo simple como modalidad NO VERI*FACTU adaptada. REBU y agencias de viajes requieren un desarrollo específico; no se anuncia cobertura integral de IGIC/IPSI, OSS ni otros regímenes especiales. La subsanación solo cubre correcciones de descripción sin efecto fiscal o presentación idéntica tras rechazo; una respuesta ambigua requiere contrastarla con VeriFacti.
Emisión OSS Unión con VeriFactiPara ventas B2C desde España a otro Estado miembro, en euros, con un país de consumo y una naturaleza (bienes o servicios) por factura. El usuario elige OSS y el IVA extranjero con su asesoría; no se decide automáticamente por el país. PDF, libros y modelo 369 conservan esa cuota. Duplicados y recurrentes mantienen el tratamiento; las rectificativas se limitan al mismo trimestre. No incluye IOSS, OSS no Unión, expediciones desde otros países, territorios especiales, mezcla de regímenes ni correcciones de declaraciones de periodos anteriores. La aceptación en pruebas no sustituye la revisión fiscal ni la declaración responsable de la versión.
Declaración del productorSu publicación exige revisión y suscripción expresa, pero no una firma electrónica. Se conservan el PDF, su huella y el histórico por versión. Una firma electrónica aportada voluntariamente se comprueba para detectar alteraciones; no sustituye la revisión de conformidad ni la autorización del productor.
La presentación la hace la personaAbakkus calcula el modelo, genera el fichero de la Sede y abre el trámite; el último clic en la AEAT lo da el asesor con su certificado.
FacturaeEl XML sale sin firma electrónica ni códigos de organismo, así que todavía no vale para presentar en FACe.
Conexión automática con el bancoLa vía en producción es el fichero Norma 43 o el Excel; el Open Banking sigue en entorno de pruebas.
Gmail propio por empresaLa integración prepara en el buzón elegido un borrador con el PDF adjunto y admite un Gmail distinto por empresa. Su activación para clientes externos depende de publicar y verificar ante Google el nuevo permiso de Gmail.
Bot de WhatsAppPreparado para recibir facturas, confirmar sustituciones, consultar justificantes, preparar facturas y presupuestos y completar la ficha de alta. La emisión necesita autorización y un límite por empresa. Todavía no está disponible: falta completar la conexión del número de Abakkus con Meta y comprobarla desde un móvil.
Formatos contables con rodaje realA3, Aplifisa, Holded, Sage Despachos y Cegid. Contasol, Conta3 y Sage 50 están construidos pero sin uso en producción. La nueva plantilla Excel de Sage está cotejada con PluginFacturas; su importación en la instalación del despacho está pendiente de validar. Las rectificativas necesitan método, causa y una única factura original identificada.
AplifisaLos dos XML siguen la especificación oficial de Aplifisa; la importación de los campos nuevos (libro de IVA y de retenciones en contabilidad; códigos de retención, bienes de inversión y deducción parcial en Gestión Fiscal) está pendiente de contrastar en una instalación real. Las ventas sin cuota (exentas, entregas intracomunitarias, exportaciones, no sujetas) y las facturas con prorrata o IVA deducible en parte llegan a contabilidad solo con su asiento, sin libro de IVA.
Monitor miEOSFormato contrastado con su manual y plantilla; pendiente de comprobar el primer lote dentro de Monitor. No admite en esta salida deducción parcial, suplidos, DUA ni varias actividades mezcladas. No es una exportación para miConta.
Reparto de gasto, gasolina y rentingPara compras interiores ordinarias, sin DUA, inversión del sujeto pasivo ni recargo. El asesor decide el tratamiento: por defecto, 0 % de base a gasto, 50 % de IVA deducible y resto al titular, modificables por empresa. También puede elegir una cuenta de gasto del grupo 6 para el resto; esa elección incorpora la base restante y el IVA no deducible al gasto. Si hay prorrata, se aplica después de la afectación del IVA al activar o reaplicar el reparto, sin recalcular automáticamente las facturas anteriores. Disponible en diario, modelos de Abakkus, libros AEAT y A3 DAT; los libros de otros programas bloquean el lote con aviso. La fusión exige el mismo reparto y el documento de cada original; no admite facturas manuales sin documento. Los canjes que cambian el reparto no se exportan por A3 DAT. Los libros AEAT avisan y no se descargan si incluyen una sustitutiva que afecta al destino «A gasto», para evitar duplicar gasto e IVA. Los canjes de otro ejercicio con prorrata en la original se bloquean por desconocer su definitiva declarada. El nuevo desglose DAT está contrastado con el formato de A3, pero pendiente de comprobar su importación en ese programa.
Modelos 111 y 190Recogen las retenciones que llegan por factura —profesionales, alquileres, régimen agrario—. El 111 suma además los rendimientos del trabajo de las nóminas importadas del trimestre (trabajadores, bruto e IRPF), que se pueden corregir a mano junto con la retribución en especie; el 190 todavía no lleva las nóminas.
Modelo 131Asume una sola actividad con porcentaje editable; no calcula por signos, índices y módulos.
Modelo 200Cubre las casillas de liquidación y aporta el XML que rellena balance y cuenta de resultados en Sociedades Web, no el impreso completo.
Modelo 347En IVA lista todos los terceros con operaciones; el umbral de 3.005,06 € lo aplica el asesor. En IGIC es independiente del 415: el borrador inicial ordinario aplica el umbral por tercero y clave de compras o ventas. Requiere domicilio español; casos especiales, alquileres, retenciones y criterio de caja se completan en la sede AEAT. La importación real de este nuevo fichero sigue pendiente de contraste.
Presentación del IVA trimestralLa consulta por meses del 303 es sólo una estimación. No permite presentar declaraciones mensuales, REDEME ni grupos de entidades.
Privacidad y datos en el portalHecho y pendiente de activar. La persona que entra en el portal podrá descargar una copia de lo que ve de su empresa —facturas y sus documentos, el Excel de su listado, emitidas con sus registros de VeriFactu, documentos compartidos, justificantes, contactos, presupuestos, notas compartidas y sus consultas de soporte—, gratis una vez cada 30 días, y quitar su acceso a una empresa sin que se borre la contabilidad que lleva la asesoría. Si la asesoría pide cerrar su cuenta en Abakkus, sus clientes solo pueden entrar para eso, hasta que se borre; también los que tienen el portal suspendido por impago, pero solo para descargar lo suyo.
IGIC (Canarias)Se configura en la ficha de empresa y adapta tipos, clasificación y portal. Los modelos 420, 421, 425 y 415 usan el programa de ayuda ATC; el 425 depende de que se publique la versión del ejercicio. El 347 y el 415 se seleccionan independientemente por factura. Los históricos no se migran: requieren revisión expresa. El 415 conserva el cálculo anterior en ejercicios íntegramente históricos; en los revisados aplica el umbral neto por compras/ventas. No se exportan ejercicios mixtos ni arrendamientos revisados sin su detalle. A3 admite compras interiores con una línea de IGIC positivo totalmente deducible, sin retención, recargo ni suplidos y con inclusión en 420/415; falta contrastar su importación real en A3. Cegid recibe los tipos en sus campos de IVA.

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